1 - Qu'est-ce qu'une base de données ?

Définition wikipedia:

Une base de données est un outil permettant de stocker et de retrouver l'intégralité de données brutes ou d'informations en rapport avec un thème ou une activité ; celles-ci peuvent être de natures différentes et plus ou moins reliées entre elles1,2. Dans la très grande majorité des cas, ces informations sont très structurées, et la base est localisée dans un même lieu et sur un même support. Ce dernier est généralement informatisé.

Pour ma part je dirais qu'une base de données est une manière particulière d'organiser les données.  

Dans cet article je tenterais de répondre à cette question par un exemple pratique.

Exemple : 

Dans une entreprise de vente de voiture il y a trois vendeurs Mark Puls, Veronica White ,Silvio Garini.

Bob Youngs est chargé de faire le suivi des ventes, donc Bob crée une feuille Excel dans laquelle il met les colonnes nom du vendeur, model de voiture, date de la vente, montant de la vente, et il ajoute une ligne dans son tableau contenant les informations relatives à chaque vente, après une certaine période de temps, le tableau de Bob contient plusieurs lignes et les affaires sont bonnes ! ( Figure 1.0 )

Figure 1.0

Au mois de Mai arrive un nouveau collaborateur du Nom de Mark paeopovick,  Bob ce rend compte que s’il laisse son tableau tel quel, il ne pourra plus distinguer les ventes de Mark Puls et de Mark paeopovick, donc intuitivement il ajoute une colonne Prénom à son tableau de suivi des ventes et il devra remplir les cases prénom de chaque vendeurs pour le mois d’Avril dans son cas c’est faisable 30 lignes mais s’il y avait des milliers de lignes a remplir non seulement ça serait pénible mais il y aurait un grand risque de fautes ( prénom mal orthographié , prénom mis pour une autre personne ) résultat les informations contenues dans son tableau ne seraient plus exactes.

Reprenons le tableau de la Figure 1.0 créons un nouveau tableau dans une nouvelle feuille Excel avec deux colonnes Nom, Prénom et donnons le Nom « Vendeurs » pour la feuille. ( Figure 1.1 )

Figure 1.1

Imaginons qu’il y ait un système qui nous permette de faire la correspondance entre ces deux feuilles, qui relirait chaque ligne de la feuille Vendeurs  avec les lignes correspondantes dans la feuille Suivi des ventes ( Figure 1.2 )

Figure 1.2

Et plus concrètement au lieu des liens en couleur on pourrait mettre dans la colonne Nom du vendeur de la feuille Suivi des ventes le numéro de la ligne correspondante de la feuille Vendeurs ( Figure 1.3 )

Figure 1.3

L’avantage de ce système est qu’on écrit le nom prénom des vendeurs une seule fois, ce qui signifie plus de problème de faute d’orthographe.

L’ajout d’un nouveau collaborateur ne pose plus de problème, car il a suffi d’ajouter une colonne prénom dans la feuille Vendeurs, et d’ajouter les prénoms des 3 vendeurs (3 lignes) au lieu de modifier 30 lignes.

On peut aller plus loin on créant une nouvelle feuille « Voiture » dans laquelle on mettrait deux colonnes « Model de voiture et prix de la voiture » puis on remplace les colonnes Model de voiture et Montant de la vente par produit vendu dans la feuille Suivi des Ventes, et comme données on aura le numéro de ligne correspondant  dans la feuille Voiture ( Figure 1.4 )

Figure 1.4

Avec ces relations entre les feuilles le système pourra reconstituer la feuille de suivi des ventes c’est-à-dire ( Figure 1.5 )

( Figure 1.5 )

 On remarque bien qu’aucune information n’est perdue, sachant qu’on a eu à saisir moins de données.

Et la bonne nouvelle est que ce système existe et s’appelle système de gestion de base de données Relationnelles SGBDR et Miscrosoft Access est un exemple de SGBDR et la notion d’éclatement des données en plusieurs feuilles indépendantes avec des relations entre elles est le concept même des bases de données relationnelles.

Quelques définitions :

Pour traduire notre exemple de la Figure 1.4 dans une base de données, on appellera les feuilles « Suivi des Ventes », « Voiture »,  « Vendeurs » des Tables.

Chaque tableau d’une feuille contient des données  organisées par ligne la même chose pour les tables qui contiennent des données organisées par ligne et appelées enregistrements.

Chaque tableau d’une feuille contient des colonnes avec un entête et chaque table contient des colonnes avec une entête appelés champs.

Pour quoi ces changements de nom pourtant c’est la même chose ? Mais heureusement ce n’est pas le cas.

Il faut savoir qu’une table contient au même temps les données organisées en enregistrements c’est ce qu’on voie dans le tableau,  et la définition des champs (le nom du champ et le type de données qu'il peut contenir) c’est pour ça que dans MS Access il y a l’affichage en mode feuille de donnée et l’affichage en mode création pour visualiser le contenu d’une table.

Chaque enregistrement dans une table est considéré par le système comme unique et cela même si par exemple  dans la table Vendeurs on avait deux enregistrements identiques.

White	Veronica
White	Veronica

Le système les considérerait comme deux vendeurs distincts par l’insertion d’un champs spécial appelé champs identifiant ou clé primaire, son équivalent dans nos feuilles pourrait être la petite colonne grise contenant des chiffres non redondants (qui ne se répètent pas)  qui nous a permis de faire la liaison entre les feuilles .
  

La Figure 1.6 nous montre comment sont représentés nos tables et leurs relations dans MS Access,  vous pouvez constater que les données ne sont pas visualisées.

Figure 1.6

Et oui, car on voie la structure de notre base de données qui comprend les tables et les relations qui les lient, dans chaque table on trouve le nom de la table, et les champs contenus dans la table plus le champ spécial (la clé primaire) indiqué par une petite clé jaune sur la gauche du champ.

Pour les relations entre les tables on voie quelles lient les champs clés primaires des tables « Vendeurs » et « Voiture » avec les champs « Nom du vendeur » et « Produit vendu » de la table « Suivi des Ventes » qui contiennent les numéros de correspondance vers les tables « Voiture » et « Vendeurs ».

Les symboles qui se trouvent aux extrémités de chaque relation 1 et ∞ définissent le type de relation et c'est ce qu’on va voir plus tard.


Création de la base de données sous MS Access

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